Hay empresas que siguen pensando que el registro horario es «cosa de burocracia» y que, si nunca ha venido la Inspección, es que no pasa nada.
El problema es que esa lógica funciona hasta que deja de funcionar, y cuando llega el acta, suele llegar acompañada de una cifra que sí duele.
Repasemos las sanciones que más se están viendo en la práctica, con datos reales, para que sepas exactamente dónde está el riesgo en tu empresa.
No tener registro de jornada, la infracción más básica
Desde 2019 todas las empresas españolas, sin excepción de tamaño ni sector, están obligadas a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador.
No es opcional, no es solo para quien hace horas extra: es para toda la plantilla.
No llevar ese registro, o llevarlo mal, se considera infracción grave y puede suponer entre 751 y 7.500 euros por centro de trabajo. La cuantía se gradúa según cuánta gente se vea afectada y si hay reincidencia.
Un detalle que muchas empresas no tienen en cuenta: no basta con fichar. Hay que conservar esos registros durante cuatro años.
Es habitual encontrarse con empresas que sí registran la jornada pero que, al pedirles el histórico de hace dos años, no lo tienen porque se perdió en una migración de sistema o directamente nunca se guardó bien. Eso también se sanciona como infracción grave.
Manipular o falsificar los fichajes, un salto de categoría
Aquí la cosa se pone seria. Si la empresa tiene un sistema de fichaje pero redondea las horas, estima entradas y salidas o directamente falsea los registros para camuflar horas extra no pagadas, ya no hablamos de un simple despiste administrativo.
Cuando esa práctica es sistemática, la infracción pasa a ser muy grave, y las multas pueden llegar hasta 225.000 euros.
La clave está en la trazabilidad. Un sistema de fichaje serio no permite editar registros a posteriori sin dejar rastro.
Si un responsable de RRHH puede entrar en un Excel y cambiar la hora de salida de alguien sin que quede constancia, ese es exactamente el tipo de práctica que un inspector busca cuando pide el histórico de modificaciones.
No pagar (ni computar) las horas extra
El registro de jornada y las horas extra van de la mano. Si no hay un buen sistema de control horario, es prácticamente imposible demostrar cuántas horas extra se han hecho realmente, y eso juega en contra de la empresa por partida doble.
No computar las horas extra reales es infracción grave, con multas que rondan los 600 a 6.250 euros según el grado. Si el impago es reiterado, puede calificarse como muy grave y disparar la sanción muy por encima de eso.
Hay además un matiz legal importante: si un empleado reclama horas extra no pagadas ante un juzgado y la empresa no tiene un registro fiable, la carga de la prueba puede recaer sobre la propia empresa.
Es decir, sin datos que lo desmientan, se puede acabar dando por buena la versión del trabajador. Eso convierte el fichaje en algo más que una obligación administrativa: es, literalmente, la prueba que te protege en un litigio.
Imponer biometría sin justificación real
Este es uno de los frentes que más está creciendo, y donde protección de datos y derecho laboral se cruzan directamente. Exigir a la plantilla que fiche con huella dactilar o reconocimiento facial, cuando existen alternativas menos invasivas como una tarjeta, un código o una app móvil, puede constituir una vulneración de derechos fundamentales.
Ha habido resoluciones judiciales que han condenado a empresas a indemnizaciones que superan los 50.000 euros por obligar a fichar con reconocimiento facial sin justificar por qué era imprescindible. El criterio de fondo es el principio de minimización: si el mismo objetivo (registrar la jornada) se puede lograr con un método menos intrusivo, no hay excusa legal para recurrir a datos biométricos.
Si tu empresa usa o está valorando biometría para el fichaje, la recomendación es clara: ofrece siempre una alternativa no biométrica, documenta por qué la biometría seria necesaria en tu caso concreto, y no la conviertas en la única vía posible. Sin eso, el riesgo no es solo una sanción de protección de datos, también puede acabar en los tribunales laborales.
Vulnerar la desconexión digital
Menos conocida, pero cada vez más presente. El derecho a la desconexión digital está reconocido en la normativa española, y su incumplimiento se sanciona como infracción grave, con multas de hasta 7.500 euros por acta.
¿Qué tiene que ver esto con el fichaje? Que el registro horario es precisamente lo que marca dónde termina la jornada laboral.
Si una empresa contacta habitualmente con empleados fuera de ese horario exigiendo respuesta inmediata, está cruzando una línea que el propio sistema de fichaje ayuda a evidenciar. No hace falta que sea un mensaje aislado: lo que se sanciona es el patrón, y un patrón se demuestra rápido cuando los mensajes y los horarios están ahí, documentados.
Lo que tienen en común todas estas multas
Si te fijas, el hilo conductor de las cinco es siempre el mismo: la empresa no puede demostrar lo que realmente ocurrió. No hay registro, el que hay está manipulado, no se ha conservado, no diferencia jornada ordinaria de horas extra, o se basa en datos biométricos que se podían haber evitado.
La forma más eficaz de blindarse no es ir corrigiendo cada uno de estos puntos por separado, sino contar con un sistema de control horario que ya esté pensado para cubrirlos todos: hora real sin redondeos, trazabilidad de cualquier corrección, conservación durante los cuatro años obligatorios, alternativas no invasivas al fichaje, y un registro accesible tanto para el empleado como, si hace falta, para la Inspección.
Al final, cumplir con el registro de jornada no es solo evitar una multa. Es tener la tranquilidad de que, si algún día alguien te pide explicaciones, puedas dárselas con datos y no con suposiciones.
