Desde la entrada en vigor de la normativa de control horario obligatorio, todas las empresas en España están obligadas a implementar un sistema de registro de jornada que garantice el cumplimiento de la ley.
Este sistema debe estar disponible para la Inspección de Trabajo en caso de una revisión o auditoría, por lo que elegir un software de control horario que cumpla con todos los requisitos es clave para evitar sanciones.
¿Qué debe tener obligatoriamente un software de control de horario para que cumpla con la ley?
Sistema Digital
La normativa más reciente sobre el control horario laboral establece que el sistema de fichaje debe ser completamente digital. Esto significa que métodos tradicionales como hojas de papel, folios, fichas físicas o relojes biométricos quedan descartados para cumplir con la ley.
El objetivo principal de esta medida es garantizar la inmutabilidad y la veracidad de los registros, evitando manipulaciones y asegurando la transparencia en el control de la jornada laboral. Además, el sistema digital debe permitir el acceso rápido y seguro tanto para la inspección laboral como para los propios empleados, reforzando así el cumplimiento normativo.
Registro detallado de la jornada laboral no modificable
El software debe registrar de forma precisa el inicio y finalización de la jornada, así como cualquier pausa intermedia. Este registro debe ser fiable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
¿Por qué es importante?
El objetivo de la normativa es garantizar el seguimiento de la horas de trabajo, incluidas las horas extraordinarias, evitando abusos y asegurando el respeto a los derechos de los trabajadores. Un registro incompleto o impreciso podría derivar en sanciones importantes.
Acceso inmediato para la Inspección de Trabajo
Uno de los requisitos más importantes es que el sistema permita el acceso inmediato a los registros en caso de una inspección. La empresa debe poder presentar los datos de manera rápida y en un formato adecuado, como PDF o Excel, con toda la información detallada de las jornadas.
Claves para el acceso adecuado:
- Los registros deben estar actualizados y organizados, permitiendo su entrega inmediata.
- El software debe contar con una función que facilite la exportación de datos en distintos formatos para cumplir con los requerimientos de la inspección.
- Es recomendable que el sistema tenga una opción de acceso restringido y seguro para que los responsables puedan gestionar los datos correctamente.
Almacenamiento seguro y conservación durante 4 años
La ley exige que los registros de jornada se conserven durante un mínimo de cuatro años, por lo que el software debe ofrecer un almacenamiento seguro que garantice la integridad y confidencialidad de los datos.
Requisitos de almacenamiento:
- Cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD), es decir, que la gestión de datos personales cumpla estrictamente con la normativa para evitar sanciones y proteger la privacidad de los trabajadores.
- Copias de seguridad automáticas.
- Sistemas de acceso controlado para proteger la información confidencial.
Generación de informes automatizados
Un buen software debe permitir la generación de informes detallados y personalizables que faciliten tanto el seguimiento interno como la presentación ante la Inspección de Trabajo. Estos informes deben incluir información clave, como las horas trabajadas, las pausas realizadas y las horas extra.
Beneficios de los informes automatizados:
- Evitan errores manuales en la gestión del control horario.
- Facilitan el cumplimiento de la normativa al presentar la información de manera ordenada y clara.
- Ayudan a la empresa a demostrar el correcto registro de la jornada laboral en caso de una inspección.
Accesibilidad multiplataforma y geolocalización
En entornos laborales con múltiples ubicaciones o trabajadores remotos, el software debe ser accesible desde cualquier dispositivo y lugar. Además, la geolocalización permite garantizar que el fichaje se realice desde el lugar de trabajo autorizado.
Funcionalidades imprescindibles:
- Aplicación móvil para fichar desde el smartphone, disponible en Android e iOS.
- Fichaje en tiempo real con registro de ubicación mediante GPS.
- Sincronización automática entre dispositivos y plataformas.
Notificaciones y alertas automáticas
El software debe incluir un sistema de alertas automáticas que notifique a los responsables de cualquier error o incumplimiento en el registro horario. Esto es clave para evitar despistes o irregularidades que puedan derivar en sanciones.
¿Por qué WeWorking: el software ideal?
Si necesitas un software de control horario que cumpla con todos estos requisitos, WeWorking, desarrollado por Wecomm Solutions, es una opción completa y eficaz. Diseñado específicamente para cumplir con la normativa de 2025, WeWorking ofrece:
- Registro detallado y seguro: Fichaje de jornada, pausas y horas extra de manera precisa.
- Acceso inmediato para inspecciones: Exportación rápida de registros en formatos PDF o Excel.
- Almacenamiento seguro: Cumple con el reglamento GDPR y conserva los datos durante los 4 años exigidos por la ley.
- Alertas automáticas: Evita errores en el fichaje gracias a notificaciones inteligentes.
- Accesibilidad total: Disponible en todos los dispositivos, con geolocalización para fichajes remotos.
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