El Ministerio de Trabajo tiene el control horario en el punto de mira.
Recientes estudios han demostrado que únicamente el 35% de las pymes posee un sistema de fichaje que se adecúe a la normativa.
Es fundamental entender que el incumplimiento puede ser común (estudios indican que dos tercios de las empresas, incluyendo autónomos con empleados, no tienen un método legalmente aceptado), pero la realidad legal es estricta, especialmente porque el control horario es un pilar para medidas como la reducción de la jornada y la defensa de la desconexión digital.
Este enfoque se refuerza con el anuncio del Gobierno de otorgar becas de 12.000 euros anuales para formar a 50 nuevos inspectores de trabajo.
Para demostrar el cumplimiento de la normativa ante una posible visita de Inspección de Trabajo, es crucial seguir una serie de obligaciones detalladas:
Sistema de Fichaje Legal y Electrónico
Es necesario contar con un sistema de fichaje adecuado y aprobado legalmente.
- Registro Obligatorio: Este sistema debe permitir el registro de la entrada, salida y pausas de los empleados.
- Adiós al Papel y la Huella: Persisten las creencias de que se puede fichar en papel o con huella dactilar, pero la Guía del Ministerio de Trabajo exige que el fichaje se realice mediante sistemas electrónicos.
- Acceso Telemático Inmediato: El sistema debe garantizar que los inspectores de trabajo puedan acceder a los registros de manera inmediata y telemática.
- Soluciones Aceptadas: Entre los sistemas que cumplen estos requisitos se encuentran los terminales para tarjetas identificativas y, principalmente, las apps para fichaje. Es vital asegurarse de que estas soluciones sean eficaces y adaptadas a la normativa española
Registros Diarios Detallados
La inspección requerirá ver los registros diarios de cada trabajador.
- Jornada Real: Los registros deben reflejar la jornada real trabajada, día a día, incluyendo la hora exacta de entrada y salida, así como las pausas de descanso, permisos o vacaciones, si corresponden.
- Prohibido el Estimado: No se acepta un registro genérico o estimado.
- Objetivo: La finalidad de estos registros es garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, el respeto a los derechos y contratos de los trabajadores, y asegurar la correcta contabilización y remuneración de las horas extra y el derecho a la desconexión digital.
Conservación y Disponibilidad de la Información
Existen requisitos muy estrictos sobre cuánto tiempo deben guardarse los registros y cómo deben presentarse.
- Conservación de 4 Años: La normativa obliga a conservar la totalidad de los registros de jornada durante cuatro años completos.
- Recuperabilidad Inmediata: Los registros deben estar archivados y ser recuperables en el acto en soporte electrónico en caso de inspección.
- Acceso Inmediato y Remoto: Si se presenta una Inspección de Trabajo, los registros deben poder entregarse en el mismo momento de la visita. Además, el sistema tiene que permitir que los inspectores accedan a la documentación incluso de forma remota.
- Responsabilidad de la Empresa: La empresa no puede alegar que la documentación la posee una asesoría o que está en un servidor inaccesible; la obligación de mostrarla en el momento en que es solicitada recae sobre la empresa.
Coherencia con la Realidad Laboral
El inspector no solo verifica la existencia de los registros, sino su coherencia.
- Alineación Salarial: Los registros deben coincidir con la realidad laboral. Si los partes de fichaje muestran horas extra, debe quedar constancia de que estas han sido pagadas en nómina o compensadas con descansos según lo estipulado en el convenio. Si no existe esta coherencia, se interpreta como un incumplimiento.
Recomendaciones Adicionales
Para enfrentar inspecciones más profundas o posibles denuncias, se recomienda preparar evidencias que van más allá del mínimo obligatorio:
- Sellos de Integridad: Utilizar reportes firmados o con sello de integridad (PDF + CSV).
- Trazabilidad de Cambios: Mantener logs de cambios que registren quién corrigió un fichaje, cuándo y por qué.
- Políticas Claras: Establecer políticas internas claras sobre el procedimiento de fichaje y cómo se deben corregir los errores.
- Casos Especiales: Tener pruebas específicas para situaciones complejas, como el teletrabajo, los turnos, trabajadores en varios centros o subcontratas.
- Informes de Conciliación: Elaborar informes mensuales que concilien las horas trabajadas con las horas pagadas o compensadas.
- Alertas: Configurar alertas automáticas si un empleado acumula un exceso o defecto de horas pactadas.
En conclusión, lo esencial es utilizar apps de control horario o cualquier otro sistema legalmente aprobado para garantizar el cumplimiento normativo antes de que sea demasiado tarde
