Control horario de trabajadores: Todo sobre la nueva ley

Nueva ley control horario trabajadores 2025

Descubre cómo la normativa actual afecta a las empresas y cómo garantizar su cumplimiento

En 2025, las empresas deben adaptarse a la nueva legislación sobre control horario, la cual trae consigo cambios significativos en la forma en que se gestionan las jornadas laborales.

Con la entrada en vigor de esta ley, los empresarios deben implementar un sistema de registro de horas que garantice la transparencia, la precisión y el cumplimiento de los derechos de los trabajadores. A continuación, respondemos a todas las preguntas clave sobre cómo cumplir con esta nueva normativa y qué implica para las empresas.

¿Cómo tiene que ser el control horario a partir de 2025?

Como bien sabes, desde mayo de 2029, es obligatorio llevar un registro horario que consiste en documentar diariamente las horas de entrada y salida de cada empleado durante su jornada laboral, asegurándose de conservar esta información de manera segura.

Esta práctica es obligatoria para todas las empresas en España, sin importar su sector o tamaño, con pocas excepciones puntuales.

La nueva ley de control horario, que entrará en vigor en 2025, obliga a todas las empresas a que ese control sea digital.

Nueva ley: el registro horario será digital

La principal novedad de la nueva normativa es la obligatoriedad de implementar sistemas digitales para el registro horario. Estos sistemas permiten registrar y almacenar la información de manera electrónica y garantizar el acceso remoto a los datos por parte de las autoridades.

Esto significa que las jornadas laborales deben registrarse de manera precisa y transparente, y los datos deben estar disponibles tanto para la Inspección de Trabajo como para los empleados. La ley también exige la conservación de estos registros durante al menos 4 años, lo que puede ser solicitado en cualquier momento.

Reformas adicionales: reducción de la jornada laboral

Dentro de este paquete de reformas, destaca la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales sin afectar los salarios. Además, el límite de horas extra seguirá siendo de 80 al año, con sanciones más severas para quienes incumplan.

Elementos clave del registro horario

Para cumplir con la normativa, es fundamental:

• Registrar diariamente la jornada laboral de cada empleado.
• Incluir datos identificativos de la empresa y del trabajador.
• Especificar la fecha correspondiente a cada registro.
• Documentar las horas exactas de entrada y salida.
• Conservar los registros durante al menos cuatro años.
• Facilitar el acceso a los registros para trabajadores, representantes e inspecciones laborales.

Además, es imprescindible respetar las normas sobre horarios máximos de trabajo, descansos y otras condiciones establecidas en el Estatuto de los Trabajadores y convenios colectivos.

¿Cómo pueden las empresas cumplir con la ley?

Para cumplir con la nueva normativa, las empresas deben implementar herramientas digitales de control horario que permitan hacer un registro de horas de entrada y salida de los empleados de forma automática. 

Estas herramientas deben ser accesibles tanto para la empresa como para los trabajadores y estar disponibles para las inspecciones laborales. Además, las empresas deben asegurarse de que los registros sean precisos y estén disponibles durante el tiempo estipulado por la ley.

¿Es obligatorio registrar las pausas?

Sí, aunque existe cierta flexibilidad. La «Guía del Registro de la Jornada» del Ministerio de Trabajo y Economía Social permite omitir pausas intrajornada menores en algunos casos, dependiendo del tipo de trabajo.

¿Quién está exento del registro horario?

Aunque el registro horario es obligatorio para casi todos los empleados, hay excepciones:

• Trabajadores con acuerdo de libre disponibilidad de horarios.
• Relaciones laborales de carácter especial, como personal de alta dirección, deportistas profesionales, o trabajadores en centros especiales de empleo.
• Profesionales del transporte por carretera, marina mercante y ferroviario transfronterizo, entre otros.

¿Qué sistemas o aplicaciones para control de horarios están disponibles para facilitar el cumplimiento?

Existen diversas soluciones tecnológicas para gestionar el control horario de manera eficiente, como We Working. Esta aplicación permite automatizar el registro de las horas trabajadas, evitando errores manuales y garantizando que los datos sean precisos.

Además, permite el acceso remoto, lo que es ideal para empresas con trabajadores que teletrabajan o tienen jornadas flexibles. También ofrece la posibilidad de generar informes personalizados que faciliten las inspecciones y la toma de decisiones empresariales basadas en datos reales.

Sistemas válidos para control de horas:

• Aplicaciones de control horario.
• Dispositivos con tecnología RFID o códigos QR.
• Plataformas web o de escritorio.

Sistemas inválidos para el registro horario

Algunos sistemas no cumplen con la normativa:

• Biométricos: Por razones de seguridad y protección de datos, no se permiten sistemas como huellas dactilares o reconocimiento facial, salvo en casos excepcionales.
• Tampoco es válido el uso de cámaras de vigilancia como sistema de registro de jornada, sistemas no auditables o sin control externo, o sistemas que dependan únicamente de la confianza o estimaciones de los trabajadores, sin un sistema formal y automatizado de registro.
• Analógicos: Métodos como hojas de papel o tarjetas de cartón son inadecuados para cumplir con las exigencias actuales.
• Omitir el registro: La omisión del registro horario acarrea sanciones automáticas así como la manipulación o falsificación de los registros de la jornada, ya sea para alterar la entrada o salida.

¿Cuál es la fecha de implementación?

El Gobierno planea que estas medidas entren en vigor el 1 de enero de 2025, aunque podría haber ligeros ajustes en los plazos. Las empresas deben prepararse para garantizar el cumplimiento desde el inicio del periodo obligatorio.

¿Qué pasa si una empresa no cumple con la nueva ley?
Sanciones por incumplimiento del control horario en España

No cumplir con la normativa del control horario en España constituye una infracción que puede resultar en importantes sanciones económicas. Estas sanciones se clasifican en leves, graves y muy graves, dependiendo del tipo y grado de incumplimiento. A continuación, se detallan cada una de ellas:

Infracciones leves

Estas infracciones pueden ser sancionadas con multas que oscilan entre 60 y 625 euros. Se consideran leves cuando la empresa no informa adecuadamente a los trabajadores sobre sus condiciones laborales o no pone a su disposición los informes del registro horario.

Infracciones graves

Las infracciones graves conllevan sanciones de entre 626 y 6.250 euros. Este tipo de infracción se da cuando la empresa incumple aspectos clave del control horario, como no registrar adecuadamente las horas trabajadas, no abonar las horas extraordinarias realizadas por los empleados o manipular el sistema de registro de manera intencionada.

Infracciones muy graves

En los casos más graves, las sanciones pueden alcanzar entre 6.251 y 187.515 euros. Se consideran muy graves cuando se producen situaciones como impago reiterado de horas extras, realización de horas extra por trabajadores menores de 18 años, o cuando la empresa no toma medidas correctivas tras haber sido advertida de irregularidades en el control horario.

Cumplir con la normativa de control horario no solo es fundamental para evitar estas sanciones, sino también para garantizar los derechos laborales de los trabajadores y mantener una relación laboral transparente y justa. Además, las empresas deben conservar los registros durante al menos cuatro años y tenerlos siempre disponibles para inspecciones laborales.

¿Qué sucede si los trabajadores se niegan a fichar su jornada laboral?

Si un trabajador se niega a registrar su jornada laboral, la empresa debe tomar medidas para garantizar el cumplimiento de la normativa. Esto puede incluir la implementación de sistemas de registro más eficientes, la formación de los empleados sobre la importancia del registro horario y, en casos persistentes, la adopción de medidas disciplinarias conforme a la legislación laboral vigente.

¿Qué ocurre con el registro de horario en teletrabajo?

El control horario también se aplica al teletrabajo. Los sistemas digitales facilitan el registro en modalidades de trabajo remoto, movilidad laboral o con múltiples sedes. Esto permite medir la productividad y cumplir con la normativa sin importar la ubicación del empleado.

¿Cómo elegir un software de control horario?

Para cumplir con la ley, las empresas deben contar con un sistema digital que garantice:

• Cumplimiento normativo.
• Seguridad y almacenamiento de datos.
• Interfaz intuitiva para empleados y administradores.
• Integración con otras herramientas de gestión empresarial.
• Opciones de soporte y atención al cliente.

Optar por un proveedor que ofrezca periodos de prueba gratuitos, formación y adaptabilidad según las necesidades de la empresa puede marcar la diferencia.

¿Qué aplicaciones para control de horarios están disponibles para facilitar el cumplimiento?

Existen diversas soluciones tecnológicas para gestionar el control horario de manera eficiente, como We Working. Esta aplicación permite automatizar el registro de las horas trabajadas, evitando errores manuales y garantizando que los datos sean precisos.

Además, permite el acceso remoto, lo que es ideal para empresas con trabajadores que teletrabajan o tienen jornadas flexibles. También ofrece la posibilidad de generar informes personalizados que faciliten las inspecciones y la toma de decisiones empresariales basadas en datos reales.

Entonces ¿Qué pasos deben seguir las empresas para cumplir con la ley en 2025?

1. Evaluar las necesidades de la empresa: Determinar qué tipo de sistema de control horario es el más adecuado según el tamaño y la estructura de la organización.
2. Seleccionar una herramienta digital: Adoptar una plataforma que automatice el registro de horas, garantizando su precisión y accesibilidad.
3. Formar al personal: Capacitar a los empleados y gestores sobre el uso del sistema de control horario para asegurar su correcta implementación.
4. Mantener los registros durante al menos 4 años: Asegurar que todos los registros de las horas trabajadas estén disponibles y sean fácilmente accesibles para inspecciones.
5. Realizar auditorías periódicas: Comprobar regularmente que el sistema de control horario esté funcionando correctamente y que todos los datos sean precisos.