Fichar mal o no fichar tu jornada laboral tiene consecuencias. De acuerdo con la EPA (investigación estadística trimestral llevada a cabo por el Instituto Nacional de Estadística INE) el registro de horarios sigue siendo fundamental y necesario en la relación entre empleados y empresas; sin embargo, no cumplirlo supone un riesgo para ambas partes.
Aunque la discusión sobre acortar las horas de trabajo sigue vigente, el Congreso ha desechado recientemente la idea de limitar las horas semanales.
Lo único que todavía sigue vigente es la obligación de registrar las horas trabajadas por cada trabajador, un requerimiento que el Ministerio de Trabajo ha intensificado con nuevas reglas que establecen que este registro debe ser digital y estar disponible para la Inspección de Trabajo en todo momento.
No fichar de manera adecuada al comienzo o al final del día, lejos de ser simplemente un procedimiento administrativo, puede tener repercusiones severas para las empresas y los empleados.
Sanciones directas para los empleados
Un fichaje que no esté completo o sea poco exacto puede dar lugar a la imposibilidad de solicitar horas extras, a sanciones disciplinarias internas y a la pérdida de derechos relacionados con el tiempo laborado.
Si un trabajador hace más horas de las que están registradas o no documenta sus descansos, le será complicado dar explicaciones sobre su dedicación si surge algún conflicto.
El impacto no solamente tiene efectos en la remuneración económica, sino también en la apreciación profesional de su trabajo y en su habilidad para planear su vida personal.
Una diferencia clara entre las horas trabajadas y las que se reportan
Esta inquietud se ve reforzada por los datos. De acuerdo con estadísticas, el 60% de los empleados dicen que trabajan horas extras en sus compañías. No obstante, la EPA del tercer trimestre de 2024 revela que únicamente el 5% las declara oficialmente. Esta discrepancia muestra que una gran parte del trabajo adicional no se registra.
El 67% de los trabajadores afirma que su empresa tiene sistemas para el control horario, y el 78% considera que recibe alguna clase de compensación por esas horas.
Sin embargo, sin registros confiables, muchos derechos se ven afectados. Este desequilibrio fomenta un ambiente de desconfianza que puede resultar en tensiones colectivas o en una participación reducida de los empleados.
Nuevos modelos laborales, nuevas demandas
El control horario se vuelve más importante en un entorno de creciente flexibilidad.
Seis de cada diez trabajadores eligen el modelo híbrido, que consiste en tres días presenciales y dos de trabajo remoto. Esta modalidad hace que el fichaje sea todavía más importante: es el instrumento que permite evidenciar la disponibilidad, asegurar la conciliación y prevenir conflictos.
Cuando no existe una documentación clara, aumentan las posibilidades de desacuerdos entre el empleado y la empresa, sobre todo en contextos en los que la frontera entre lo personal y lo profesional se vuelve más difusa.
Peligros legales y financieros para las empresas
No solo los trabajadores se ven afectados por la imprecisión. La falta de un sistema de fichaje fiable o registros adecuados puede dar lugar a sanciones y multas para las empresas, así como a tensiones en el ambiente laboral. Si no hay pruebas documentadas, se puede suponer que un trabajador ha extendido su jornada laboral más allá de lo permitido, lo cual incrementa la responsabilidad legal de la empresa. Un control deficiente también provoca desconfianza interna y puede poner en riesgo la cultura de la empresa, lo que obstaculiza la retención de talento y afecta negativamente la reputación de la compañía en el mercado.
La digitalización como respuesta
La transformación digital se presenta como un camino para mejorar. La digitalización, la automatización y la inteligencia artificial hacen posible que el registro de las horas trabajadas sea más transparente. De acuerdo con las cifras, el 86,6% de los trabajadores cree que estas tecnologías beneficiarán su trabajo, no únicamente al incrementar la eficiencia, sino también al fortalecer la justicia interna.
Instrumentos digitales, como sistemas biométricos o aplicaciones móviles, transforman el fichaje en un componente esencial de la relación entre empleador y empleado. Según la normativa, una buena implementación requiere también protocolos claros, capacitación para el personal y la preservación de la información durante un mínimo de cuatro años.
«El verdadero reto no es simplemente cumplir con la ley, sino utilizar las herramientas digitales para crear ambientes de trabajo más transparentes y equitativos. Un registro de horas bien administrado no debería ser visto como un control, sino como una garantía para los dos lados que agrega valor a las organizaciones y a las personas.
Una responsabilidad ineludible
El recordatorio es claro: el registro de las horas no es opcional. Los trabajadores que no registren adecuadamente su jornada corren el riesgo de perder derechos y compensaciones, a la vez que las empresas que no implementen un sistema confiable enfrentan penalizaciones económicas y peligros legales.
Para proteger tanto los derechos de los trabajadores como la seguridad jurídica de la empresa en un mercado laboral que se vuelve cada vez más flexible y tecnológico, es esencial implementar adecuadamente estos sistemas. Por lo tanto, la obligación legal se vuelve un factor estratégico para asegurar que haya equilibrio entre el bienestar, la productividad y el cumplimiento de las normas.
Aspectos esenciales
El 60% de los empleados laboran horas extras, pero solo el 5% las reporta.
Un 67% sostiene que en su empresa se controla la cantidad de horas extras, mientras que un 78% recibe algún tipo de compensación.
El 86,6% de los trabajadores opina que la digitalización y la automatización aumentan la transparencia a la hora de fichar.
La relevancia de tener un control horario confiable para prevenir sanciones y conflictos se multiplica en el trabajo híbrido.
