Fichas a tus empleados religiosamente cada día… pero, ¿qué haces con esos datos después? Si tu respuesta es «no lo sé muy bien» o «los borramos cuando nos quedamos sin espacio», hay un problema.
Porque no basta con registrar la jornada: la ley obliga a conservar esos registros durante un mínimo de 4 años, y no hacerlo tiene consecuencias muy reales.
Vamos a ver qué dice la normativa, qué pasa exactamente si no cumples y cómo evitar el disgusto.
La obligación no termina al fichar
Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada persona trabajadora, sea cual sea su tamaño, sector o modalidad de trabajo (presencial, teletrabajo o jornada flexible).
Pero cumplir con el registro de jornada no acaba ahí. La normativa exige un segundo paso, tan importante como el primero: conservar esos registros durante al menos 4 años, y mantenerlos accesibles en todo momento para los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Un registro que existió pero que la empresa no puede mostrar cuando se lo piden equivale, en la práctica, a no tener registro.
Este plazo de 4 años, además, aplica incluso a las personas que ya no forman parte de la plantilla. Si un empleado trabajó en tu empresa en 2022 y hoy hay una inspección, sigues teniendo que poder acreditar sus fichajes de aquel periodo.
¿Qué pasa si no conservas los registros?
Aquí viene lo que de verdad importa. No conservar los registros de jornada durante el tiempo exigido, o no poder presentarlos completos ante una inspección, se considera una infracción grave conforme a la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS).
Sanciones económicas
Las multas por esta infracción oscilan entre 751€ y 7.500€, y la cuantía final depende de la gravedad del incumplimiento y del número de trabajadores afectados.
Si Inspección detecta reincidencia o indicios de manipulación de los datos, puede iniciar un seguimiento continuado sobre la empresa, lo que multiplica el riesgo de nuevas sanciones.
Presunción a favor del trabajador
Esta es, para muchas empresas, la consecuencia más dolorosa. Si no puedes acreditar el registro de jornada de un empleado, la carga de la prueba se vuelve en tu contra. En la práctica, esto significa que:
- Se presume que las horas extra reclamadas por el trabajador sí se realizaron, aunque no tengas forma de verificarlo.
- Un contrato a tiempo parcial puede llegar a presumirse como si fuera a jornada completa, con el correspondiente ajuste de salario y cotizaciones.
- La empresa puede verse obligada a pagar horas extra que nunca se aportó prueba fehaciente de haber compensado.
Dicho de otra forma: sin registro, el empresario pierde casi cualquier argumento de defensa frente a una reclamación.
Demandas y conflictos laborales
Más allá de la multa administrativa, no tener acreditados los registros abre la puerta a demandas individuales o colectivas por horas no pagadas, reclamaciones de diferencias salariales y conflictos que, muchas veces, terminan en los juzgados de lo social. A esto hay que sumarle el desgaste reputacional y el deterioro de la relación con la plantilla, que no es poca cosa.
¿Y si borro los registros antes de tiempo por error, o los conservo demasiado?
Aquí hay un matiz interesante que muchas empresas pasan por alto: conservar los datos más allá del plazo legal, sin una justificación válida, también puede generar problemas, en este caso con la normativa de protección de datos (RGPD). Es decir, no se trata solo de no borrar antes de tiempo, sino de tener un procedimiento claro para eliminar o anonimizar los registros una vez cumplidos los 4 años.
Los errores más habituales que cometen las empresas en este punto son:
- Borrar los registros antes de que se cumpla el plazo de 4 años.
- No documentar cuándo y cómo se ha hecho el borrado.
- Dejar copias duplicadas «olvidadas» en copias de seguridad o backups.
- Eliminar registros durante un conflicto laboral o una inspección activa (esto puede interpretarse directamente como obstrucción u ocultación de pruebas, agravando la sanción).
Cómo evitar el problema: buenas prácticas de conservación
- Digitaliza el registro. Un sistema digital reduce drásticamente el riesgo de pérdida de datos frente al papel o las hojas de Excel sueltas, y facilita mucho la trazabilidad ante una inspección.
- Define una política interna de conservación. Establece por escrito los plazos, quién tiene acceso, cómo se protegen los datos y cómo se eliminan de forma segura al cumplirse el plazo legal.
- Haz copias de seguridad regulares y verifica que también respetan el plazo de conservación (ni menos, ni de más).
- Nombra un responsable dentro de la empresa que se encargue específicamente del cumplimiento de esta obligación, sobre todo si eres una pyme sin un departamento de RRHH dedicado.
- No mezcles la conservación con la protección de datos. Pasados los 4 años, elimina o anonimiza la información y documenta ese proceso, para no incumplir el RGPD por conservar datos personales sin base legal.
Registrar la jornada es solo la mitad del trabajo. La otra mitad, tan obligatoria como la primera, es conservar esos registros durante 4 años y poder mostrarlos cuando toque. Descuidar este punto no solo expone a tu empresa a multas de hasta 7.500€: también invierte la carga de la prueba a tu favor… o mejor dicho, en tu contra, dejando al trabajador en una posición mucho más favorable en cualquier reclamación.
Si todavía gestionas el registro de jornada en papel o en hojas sueltas, este es un buen momento para plantearte digitalizarlo y, sobre todo, para definir con claridad qué haces con esos datos una vez que dejan de ser necesarios.
